Comment Numéroter vos Pièces

Sollo permet de numéroter les pièces commerciales de façon séquentielle.

C’est le premier N° que vous donnerez (que vous devrez donc forcer) qui fera foi.

Je vous conseille d’avoir des séquences de numéros différentes d’un type de pièce à l’autre.

C’est d’ailleurs ce que recommandent le législateur, et les experts-comptables.

Pour ce faire lorsque vous créez votre premier devis par exemple, sollo vous propose le n° 1

Forcez le en mettant par exemple 110001.

Où 11serait l’année et les xxx caractères suivant le n° chronologique (séquentiel).

En début d’année 2012, il faudra forcer le N° proposé soit 120001

Pour vos factures, vous pouvez choisir une autre séquence comme 2011001 par exemple, avec la même contrainte en début d’année de changer, forcer, le premier numéro de la nouvelle année.

Remarque 1 : Vous ne pouvez pas mettre de zéro non significatif : Comme 010001 (le premier zéro sera ignoré lors du calcul du numéro séquentiel et donnera donc 10002.

Remarque 2 : En ce qui concerne les factures, le législateur refuse les numérotation avec une rupture mensuelle. Type AAAMMxxx, car on le comprend, il serait trop facile de supprimer au dernier moment des factures. Il est même recommandé, pour les factures en tout cas, d’avoir un N° séquentiel qui ne tienne pas compte de l’année : soit par exemple 10001 pour le premier numéro.

Faire figurer le mois dans les devis ou autre pièce ne sert à rien, car il est possible de filtrer d’un simple clic, les pièces d’un mois, d’une année, ou entre deux dates précises, en faisant un clic droit dans la zone date.

Remarque 3 : Si vous laisser le N° 1, vous ne pourrez pas trier correctement vos pièces par numéro. Car il s’agit d’une zone alphanumérique et donc le 111 passe bien avant le 9. D’où le conseil d’avoir un préfixe, lié à l’année ou non.

Le fait d’avoir opté pour une zone de type alphanumérique vous permet de renseigner n’importe quel n° de pièce fournisseur, (qui peut, elles contenir des lettres) et de gérer des type de pièces or gestion commerciale avec des lettres.

Remarque 4 : Vous ne pouvez pas mettre de caractère alphabétique dans votre N° comme F0001 pour facture ou D0001 pour devis.

En revanche vous pourrez spécifier ce préfixe sur l’état lui-même, propre à chaque type de pièce.

Remarque 5 : Le numéro en haut à droite de chaque pièce est quand à lui un numéro séquentiel, inmodifiable calculé par sollo, quelque soit le type de pièce.

Ce numéro référencie donc de façon précise et unique la pièce en question.